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Comment prendre un Rendez-vous avec un directeur ?

Le « directeur », cet individu qui est toujours par monts et par vaux, tellement occupé que vous avez des appréhensions à l’aborder. Comment seulement imaginer obtenir un rendez-vous avec lui ? Et pourtant vous avez besoin de cet entretien. Découvrez dans cet article comment prendre un rendez-vous avec un directeur.

Identifier votre interlocuteur

Si dans une petite entreprise, vous pourrez aborder directement le PDG, dans une structure plus grande, le directeur que vous aurez à aborder peut être le chef d’un département. Effectivement, selon l’objet de votre entretien, vous aurez à prendre rendez-vous auprès du directeur marketing pour des questions d’image de la marque ou au directeur financier pour des questions de rentabilité de l’entreprise.

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Si vous avez des idées à proposer, il faut que votre interlocuteur soit concerné par les changements en question. Face à une concurrence rude sur le marché à cause de l’émergence de nouveaux acteurs, vous allez approcher le directeur avec des solutions pertinentes.

Vous savez que le directeur vient juste d’être nommé à ce poste et qu’il a besoin de marquer les esprits, c’est le moment idéal pour prendre votre rendez-vous. Vous avez aussi ce directeur sur le point de quitter le poste, qui a besoin du coup du siècle pour partir sur une bonne note, c’est aussi une opportunité pour obtenir votre entretien.

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Dans tous les cas, vous devez savoir à quel directeur vous adresser. Si vous êtes un consultant qui veut proposer des services, renseignez-vous sur les points précédents. Et si vous êtes vous-même un collaborateur du directeur en question, vous avez accès à ces informations facilement, à vous d’identifier le moment clé pour prendre votre rendez-vous.

Se mettre l’assistante du directeur dans la poche

Il est bien difficile voire impossible d’avoir rendez-vous auprès d’un directeur sans passer par son assistant ou dans la plupart des cas son assistante. C’est la personne qui gère tout l’emploi du temps de votre futur interlocuteur et c’est avec elle que vous aurez affaire en premier lieu.

Surtout ne l'offense pas en la prenant de haut. Sachez qu’elle possède toutes les clés pour vous faire obtenir votre rendez-vous. Elle connaît les intérêts de son patron, ses humeurs et donc peut vous faciliter la tâche. Traitez-la avec courtoisie, adoptez une démarche visant à ne pas compliquer son travail, en lui disant par exemple « je sais que vous êtes une personne très occupée, comment puis-je vous faire gagner du temps ? »

C’est auprès de l’assistante que vous aurez toutes les informations pour obtenir votre rendez-vous avec le directeur comme par exemple le mail de ce dernier. Si vous l’avez déjà obtenu par un autre moyen, surtout ne tentez pas de la court-circuiter. Si elle vous fait des suggestions, tenez-en compte.

Enfin, n’oubliez pas que l’assistante filtre les messages pour son boss et que ce dernier lui fait confiance. Avec toutes les personnes qu’il rencontre, le directeur peut vous oublier du jour au lendemain. Il est dans votre intérêt de ne pas vous faire oublier de son assistante. En effet, c’est cette dernière qui peut lui rappeler l’intérêt qu’il vous porte, à vous et à l’objet de votre rendez-vous.

Profiter d’une recommandation interne

Outre son assistante qui est une alliée de choix, se faire recommandé par quelqu’un qu’il connaît est aussi un moyen d’obtenir votre rendez-vous avec un directeur. En effet, une fois que vous avez ses coordonnées, vous pouvez commencer votre mail par « Monsieur X m’a recommandé de vous contacter pour … ». Ce procédé marche huit fois sur dix contre cinq fois sur dix seulement si vous tentez une approche directe.

Mais par qui se faire recommander pour prendre rendez-vous avec un directeur ? Il faut évidemment une personne interne à l’entreprise, un proche collaborateur par exemple, qui a toujours son oreille. Aussi, ladite personne et vous devriez avoir un intérêt commun. Par exemple, si vous lui avez exposé les grandes lignes de votre futur entretien avec le directeur, elle sera à même de lui conseiller vivement de vous rencontrer si ce dernier a quelques réticences.

Oser un mail accrocheur

Ça y est, vous avez bien préparé le terrain : vous disposez des coordonnées du directeur et d’une recommandation interne dans la poche. Il est maintenant temps d’écrire votre mail de demande de rendez-vous. Et vous hésitez sur le contenu et le ton à adopter. Effectivement avec ses centaines de mails à lire et traiter par jour, à la moindre erreur votre email passera totalement inaperçu et adieu le rendez-vous.

Vous savez qu’il faudra capter son attention dès les premiers mots donc n’hésitez pas à être audacieux. Soyez clair et pertinent pour qu’il entrevoie déjà son intérêt à vous recevoir. Voici un petit exemple de mail accrocheur « Je vous propose de me rencontrer au cours d’un entretien de trente minutes pendant lesquelles je vous expliquerais pourquoi c’est X le leader du marché et non vous »

Utiliser les réseaux sociaux pour entrer en contact avec le directeur

Si vous êtes convaincu que votre message sera plus impactant sur les réseaux sociaux, il existe plusieurs astuces pour réussir à contacter un directeur sur LinkedIn. Tout d’abord, vérifiez que le profil du décideur est bien actualisé et renseigné. Intéressez-vous aux publications qu'il partage pour comprendre ses centres d'intérêts, cela vous aidera à personnaliser votre message.

Utilisez la fonction « Message » de LinkedIn pour lui écrire un message personnalisé et pertinent qui démontre votre intérêt sincère pour l'entreprise et vos connaissances de son secteur d'activité. Ne soyez pas trop agressif ou insistant, mais insistez toutefois sur votre motivation : parlez de vos réalisations passées en lien avec cette entreprise.

Si toutes ces tentatives se sont avérées infructueuses, ne désespérez pas ! Vous pouvez tenter une ultime approche en espionnant les événements auxquels participe ce décideur et essayer de vous y rendre également afin de pouvoir l'accoster discrètement. N'oubliez jamais que pour obtenir gain de cause, il faut souvent redoubler d'imagination !

Préparer sa présentation pour convaincre le directeur de vous rencontrer

Une fois que vous avez réussi à obtenir l'attention du directeur, vous devez soigner votre discours et être convaincant. Voici quelques conseils pour y parvenir.

Assurez-vous de maîtriser parfaitement les points clés que vous souhaitez aborder. Préparez une liste des arguments principaux qui démontrent votre expertise dans le domaine concerné ainsi qu'une mise en forme efficace pour éviter les longues phrases ou les termes techniques incompréhensibles.

Mettez en avant vos réalisations passées et les résultats concrets que vous avez obtenus dans des situations similaires à celle qui concerne cet entretien. Les chiffres peuvent être très utiles pour appuyer vos propos : ils permettent au directeur d'évaluer la pertinence de votre intervention.

N'hésitez pas à apporter des solutions aux problèmes évoqués lors du contact précédent avec le décideur afin de démontrer votre capacité à résoudre ses difficultés. Exposez clairement comment vous comptez mettre en place ces solutions et quel sera leur retour sur investissement.

N'oubliez pas l'importance du langage corporel ! La manière dont vous interagissez peut avoir autant (si ce n'est plus) d'influence que ce que vous dites. Habillez-vous professionnellement si cela s'y prête, gardez le sourire, restez attentif tout au long de l'intervention et surtout montrez votre passion pour le sujet traité.

En appliquant ces conseils, vous augmenterez significativement vos chances de convaincre le directeur de vous rencontrer. N'oubliez pas que chaque détail compte et que la réussite d'un rendez-vous dépend aussi de votre préparation en amont !